Compras

La información.

28 de Junio de 2009.

Obtener un buen procedimiento para la recopilación y gestión de información en cualquier ámbito de la empresa es vital, pero el modo de conseguirla no está tan claro y depende de la naturaleza misma de la propia empresa. Se necesita analizar esta información para elaborarla y devolverla como herramienta de decisión consiguiendo una optimización de recursos. La experiencia me ha demostrado y lo he desarrollado llegando a conseguir una mejor comunicación interdepartamental, una mejor evaluación de las demandas, ofreciendo acercamiento con una economía de escalas empezando por los propios usuarios y teniendo en cuenta que aunque los programas de gestión , hoy en día están muy evolucionados sobre todo con los nuevos R.P.G. que ofrecen todo tipo de datos e informes, se hace necesario y es de suma importancia saber ver mas allá del mero dato técnico, que por supuesto siempre es relevante en cuanto nos proporciona la fotografía del hecho en cuestión. Existen varios planos de información: La información real, un buen acercamiento a la abstracción y al objetivo que se quiere conseguir hará que esta sea verdadera y no vacía de contenido y sin función específica. Otro tipo de información nos vendría mostrada por los hechos subliminales. ¿Qué es lo que hay de bajo de la información real? ¿Que aporta a la empresa? ¿Que valor añadido tiene? y más importante aún ¿Crea sistema social, interrelaciona personas y hace que estas crezcan profesionalmente arrastrando con ello a la empresa?.Es importante la maestría en el manejo de este tipo de información, porque hace que se cambie en numerosas ocasiones las estratégicas y el enfoque de las ideas relacionadas con la información real. Para terminar este Post me gustaría recalar en el tercer tipo de información que yo llamo Retroinformación. Esta información es la que nos llega a través de las relaciones interpersonales, el ambiente existente, el clima laboral generado por nuestro trabajo, es la que nos ofrece resultados, no solamente económicos, sino sociales y laborales de las decisiones tomadas por nuestra parte.

Actos reflejos.

21 de Mayo de 2009.

Con toda seguridad, en cada persona existe un comprador. Las Personas consumen y compran en su vida cotidiana. Esto hace frecuentemente que los Dptos de Compras se vean cercanos y que cualquier individuo opine o emita juicio sobre el acto en sí. El hecho psicológico de Comprar, lleva al ser humano a pensar por ego o egoísmo sin reflexión, que las experiencias en las compras domesticas de cada uno podrían ser extrapoladas, por propia inercia, a la Empresa., nadie compra mal en su vida privada. Muy pocos son capaces de admitir que pagan una mayor cantidad de dinero por la compra de una misma prenda de vestir o una misma marca de producto lácteo o un mismo mueble, al que se podría conseguir, ya que es casi imposible dedicar un tiempo extra a la búsqueda en diversos establecimientos de estos productos o tener un espíritu de negociación alto, para tener la certeza y el convencimiento de que la necesidad ha sido satisfecha al mínimo coste. El mundo de La compra en la empresa se aleja diametralmente del concepto doméstico, por propia naturaleza y fin. Esta se establece como necesidad Profesionalizada, Especializada y Dedicada. Profesionalizada porque se genera un proceso acotado de actuación, con un procedimiento de control que hace que sea registrado y público mediante expediente cualquier adquisición. Especializada, porque tienen en su mayoría un componente técnico con certeza a través de certificados y Dedicada porque no es necesidad esporádica, sino continúa, se dedica un tiempo constante a la labor de aprovisionamiento como energía para el motor de la actividad. Si meditamos sobre estos principios, deducimos, que todo acto de compra doméstico no es solo nada más que actos reflejos que se entremezclan con lo cotidiano sin la profundización debida.

Internet igual a Confianza.

2 de Mayo de 2009

Estamos en la era de Internet. Es algo completamente normal que en cualquier empresa se use Internet hoy día, en lo que se ha convertido ya en una herramienta básica e imprescindible. Los Dptos de Marketing lo utilizan para llegar al cliente o al usuario, Recursos Humanos lo utiliza para captar a los candidatos que en el futuro conformará el tejido empresarial, administración para acceder a cuentas bancarias etc.… ¿pero… y compras? Compras se incorporó a la era de Internet con la búsqueda de referencias, de proveedores, servicios, comunicación y hasta podía ver lo que se compraba prácticamente al instante sin tener que desplazarse grandes distancias para poder ver el producto. La historia nos dice que el mercado está en movimiento constante, no se detiene, avanza y surgen nuevas aplicaciones desarrolladas a través de este medio. Lo que es vanguardia hoy, será la norma mañana, lo que es hoy imaginación, estándar será mañana. Los Dptos de Compras y logística no pueden quedar fuera de este tren llamado mercado. Será deber buscar nuevas ideas que den valor y no un coste de estructura, dando solución a los mil interrogantes que quedarán por desentrañar. La red, es un espacio, un medio, un ámbito, una nueva manera de ver e interpretar las interacciones. La rapidez es la norma y la urgencia una constante. Debemos desarrollar ideas que permitan alianzas, acercamiento, control, ahorro, optimización y sobre todo equilibrio en el sistema. El sistema está vivo porque son seres humanos quien lo gestiona, y debe estar equilibrado para que no se disuelva; si se equilibra y el comprador y proveedor confían, cualquier negocio será justo y rentable porque habrá confianza. Internet será igual a confianza y eso es otro paso más en el subir de la escalera de nuestro crecimiento profesional.

Biblioteca de Catálogos.

19 de Noviembre de 2009

En un entorno industrializado y enormemente cambiante como el que vivimos actualmente y con la gran cantidad de suministros que hoy las empresas demandan, se hace necesario contar con soportes de catálogos y manuales actualizados, referenciados y fácilmente accesibles al personal de compras y técnico para consulta. Esta recopilación viene recayendo sobre el Dpto. de compras en la mayoría de ocasiones, aunque la realidad nos indique que los Dptos. Técnicos o de ingeniería suelen tener su propia librería de consulta con mayor profundidad técnica o específica para según el desempeño. La biblioteca de catálogos normalmente es aportada en la mayoría de los casos por los propios proveedores como recurso de marketing y venta, aprovechando una mayor posibilidad de introducción en el tejido empresarial de la empresa y así distinguir su producto de la competencia para una mayor afinidad. Esta debe estar actualizada permanentemente, mínimo una vez al año que es la frecuencia con que el proveedor cambia este, y debe estar referenciada para un fácil acceso de forma clara y sencilla. Las formas más usuales de clasificar están basadas en el tipo de producto, proveedor proveedor y orden alfabético. La nueva estrategia y corriente que cada vez más se está implantando en los mercados provenientes de las empresas productoras y llevadas por la consecución de un ahorro de costes, es la distribución del catálogo a través de un CD ROM o DVD, que hace que no sea fácilmente accesible el contenido , ya que es necesario un soporte informático para su reproducción o visualización. Esto confiere a este tipo de catálogo una dificultad añadida ya que su consulta no puede ser rápida, pasando a definirse como catálogo personal y no General. Las empresas que se están encontrando con este tipo de problemática, adaptan sus servidores para desarrollar bases de datos genéricas y ya hasta algunos R.P.G. de mercado adaptan los módulos de Compras para asumir esta parte de servicio al usuario.

Las compras en la empresa.

17 de Noviembre de 2009.

Hoy día se hace indispensable reglar y dirigir el tráfico de Compras en La Empresa, el control y gestión de este flujo económico da una mayor capacidad de inversión, rotación y economías de escala posibilitando que el rendimiento económico sea mayor. En la empresa tradicional e histórica, esta labor estaba centrada bajo la supervisión directa del empresario o sobre personas de un alto grado de confianza por incidir de forma directa en la naturaleza del negocio. En la Empresa moderna se constituye como Departamento y según el grado de desarrollo de esta, estratifica el control y jerarquiza el nivel de responsabilidad. La importancia de las compras hoy en día es vital para la estrategia y orientación hacia el mercado, al rendimiento y aportación que hacen estas a la cuenta de resultados debido al ahorro de tiempos en los plazos de entrega, ahorro de costes en la compra a menor precio y una financiación extra al conseguir una demora en los plazos de pago, dándonos idea de la extremada importancia que confiere al negocio moderno. En próximos post, abordaremos nuevos conceptos desmontando antiguas creencias y visiones a cerca de esta labor, tan en boga actualmente y tan oscura, cerrada y hermética en tiempos pasados.

La logística

5 de Noviembre de 2009.

Si se analiza en profundidad la interrelación de las compras se observa claramente que está estrechamente ligada y unida a lo que en las nuevas corrientes de estructura empresarial llamamos Logística. Se ha convertido hoy día en una herramienta tan poderosa de desarrollo para el negocio o como negocio mismo en su fin que se convierte en pilar indispensable para la implementación de cualquier idea empresarial en el mercado moderno. Esta se fundamenta, gira y existe gracias a las tres grandes líneas maestras que forman su universo, Compras, Almacén y Distribución. Pero ¿Qué es la logística?, la logística es el proceso convertido en sistema, continuado y lógico mediante procedimientos reconocidos que efectúa la empresa para poner a disposición del cliente su producto o servicio. Compras no se podría entender sin sus otros dos compañeros de viaje, compañeros que están en un mismo plano y nivel sobre una base de interacción que hace fundamental un estudio minucioso y detallado del sistema tras el que se soporta estas estructuras como cabida al gran juego empresarial.

Informe en compras.

19 de Septiembre de 2009.

Los informes que debemos presentar a Gerencia, deben de buscar y reunir los datos sobre su desempeño analizando e interpretando dichos datos. Compras deben descubrir los procedimientos y prácticas que sean modificables con el objeto de mejorar la eficacia total del departamento.
Normalmente el plan y el presupuesto de materiales cuando son presentados a nuestros superiores para su aprobación, proporcionan los informes básicos respecto a la actividad.
Existen algunos Principios de la Preparación de Informes, que deben ser breves y explícitos evitando expresiones extravagantes. Normalmente el receptor es una persona ocupada por lo que es necesario se considere algunos puntos importantes.
A) Dirigido a una Persona Específica, teniendo en cuenta las motivaciones, necesidades y limitaciones del tiempo.
B) Ser Objetivo, mencionando los hechos y conclusiones; si hay que incluir opiniones personales tendrá que mencionar un mínimo de emotividad.
C) Específico, mencionar los hechos importantes, destacando lo esencial.
D) Ahorrar el tiempo al lector, se debe dar forma al informe, para lo cual si contiene un resumen y conclusiones, el ejecutivo lo leerá rápidamente, llegando a los temas importantes.
E) Interpretación de Datos, será necesario resaltar hechos y las relaciones significativas, es recomendable hacer comparaciones con los períodos anteriores.
F) No hacer conclusiones dudosas e innecesarias.
G) No excederse, sólo dar los informes necesarios, deben ser significativos y ser revisados periódicamente para ver si aún se usan y si sirve su propósito.

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